Invoer-btw: goederen kopen buiten de EU

Als je goederen koopt buiten de EU — of het nu voorraad voor wederverkoop is, gereedschap voor je bedrijf of materialen — dan heft de Nederlandse douane btw in aan de grens. Anders dan bij een leveranciersfactuur waar btw apart staat, wordt invoer-btw meteen berekend en geïnd. Het goede nieuws: je kunt het terugvragen. Het betere nieuws: met een artikel 23-vergunning kun je die btw opschuiven en rechtstreeks in je kwartaalaangifte terugvragen, dus zonder contante uitgaven. Deze gids vertelt hoe invoer-btw werkt en hoe je het beheert.

Wat is invoer-btw?#

Invoer-btw is de 21% btw die de Belastingdienst heft op goederen die de EU-grens oversteken van buiten. Dit geldt voor:

• Goederen die je koopt bij een leverancier in de USA, China, India of een ander niet-EU-land
• Voorraad die je importeert voor wederverkoop
• Gereedschap, materialen of uitrusting voor je bedrijf die je in het buitenland koopt
• Stalen, prototypes of materialen voor je werkzaamheden

Hoe het wordt berekend:

Invoer-btw staat niet als aparte regel op een factuur. In plaats daarvan berekent de douane het op basis van de douanewaarde:

Douanewaarde = Goederenprijstype + Verzending + Verzekering tot EU-grens
Invoer-btw = Douanewaarde × 21%

Voorbeeld: Je importeert gereedschap voor USD 1.000 met USD 200 verzending. Omgerekend naar EUR op het moment van invoer (stel, 1 USD = 0,95 EUR), is de douanewaarde ongeveer EUR 1.140. De invoer-btw bedraagt EUR 1.140 × 21% = EUR 239,40.

Invoer-btw versus invoer-rechten#

Verwar invoer-btw niet met invoerrechten (tarief). Het zijn aparte zaken:

• Invoerrechten zijn handelsbelastingen (verschillen per goedesoort, bestemming en handelsverbintenis). Ze gelden voor goederen van buiten de EU. Je kunt ze niet terugvragen; het is een zaakkosten.
• Invoer-btw is standaard btw op de geïmporteerde waarde, geheven aan de EU-grens zoals binnenlandse omzetbelasting.

Beide worden aan de douane geheven. Je expediteur of douaneagent berekent en declareert beiden, en je betaalt beiden — maar alleen de btw kun je terugvragen.

Methode 1: Invoer-btw direct betalen, daarna terugvragen#

Het standaardproces:

1. Goederen bestellen bij een leverancier buiten de EU.
2. Douanebeoordeling: Wanneer goederen aan de grens aankomen, berekent de douane de invoer-btw (en rechten).
3. Jij betaalt: Jij (of je agent/expediteur) betaalt de invoer-btw aan de Nederlandse douane. Dit staat vaak op de factuur van je douaneagent.
4. Terugvraag indienen: In je volgende btw-aangifte meld je de betaalde invoer-btw als voorbelasting en vraag je deze terug.

Timing-probleem: Je betaalt de btw direct aan de grens maar vraagt deze terug wanneer je je kwartaalaangifte indient (meestal 30 dagen na afloop van het kwartaal). Bij regelmatige invoer kan dit flink cash binden.

Methode 2: De artikel 23-vergunning (omslagvergunning)#

Als je regelmatig importeert en wilt voorkomen dat je invoer-btw moet voorfinancieren, kun je een artikel 23-vergunning aanvragen. Dit stelt je in staat om:

• Invoer-btw aan de douane niet meteen te betalen
• De btw rechtstreeks in je btw-aangifte als omslag toe te passen, alsof het een factuur van een EU-leverancier was

Wie kan aanvragen:

• Zzp'ers en ondernemers met een geldig Nederlands btw-id
• Geregistreerde handelaren die regelmatig goederen importeren
• Importeurs met een schoon belastingverleden

Hoe het werkt:

1. Je vraagt bij de Belastingdienst om de artikel 23-vergunning (via Mijn Belastingdienst of je belastingadviseur).
2. Na goedkeuring benewittigt je je douaneagent of expediteur.
3. Bij aankomst van goederen heft de douane geen btw omdat je de vergunning hebt.
4. Je declareert de invoer-btw zelf in je btw-aangifte via de omslagregel.
5. Je vraagt de btw in dezelfde aangifte als voorbelasting terug.

Voorbeeld:

Zonder vergunning: Je importeert EUR 10.000 goederen, betaalt EUR 2.100 invoer-btw meteen, en wacht tot volgende maand om dit terug te vragen. Met vergunning: Geen contante uitgave aan de grens. Je meldt EUR 2.100 als zowel uit- als voorbelasting in dezelfde aangifte, dus het loopt naar nul. Je cashflow wordt niet belast.

Wanneer en hoe invoer-btw terugvragen#

Als je invoer-btw meteen hebt betaald#

In je btw-aangifte:

• Meld de invoer-btw als voorbelasting.
• Voeg de douanedeclaratie of factuur van je agent bij met het bedrag.
• Het verlaagt je netto te betalen btw in dat kwartaal.

Je moet het terugvragen in het kwartaal waarin je de goederen ontving en je de douanedocumenten hebt.

Als je de artikel 23-vergunning hebt#

Je declareert de invoer-btw op de omslagregel van je aangifte, meestal in het vak voor intra-EU B2B-diensten. Controleer je aangifteinstructies (Mijn Belastingdienst toont het relevante veld).

Documentatie en bewijs#

Om invoer-btw terug te vragen, bewaar je:

• Douanedeclaratie (SAD) of invoer-permit van de douane
• Factuur van je agent met de berekende invoer-btw
• Factuur van leverancier (paklijst, pro-forma of inkooporder)
• Betaalbewijs aan douane of agent
• Leverantiebewijs (vrachtbrief, luchtvrachtbrief, tracking)

Dit is je administratie — bewaar het zeven jaar voor controle.

Kleine ondernemers en de KOR#

Ben je aangesloten bij de KOR (kleineondernemersregeling) en vrijgesteld van btw, dan kun je invoer-btw niet terugvragen. Dit is een van de afwegingen van de KOR: je rekent geen btw op verkopen, maar vraagt ook geen btw op inkopen terug, inclusief invoer.

Als je regelmatig invoert voor wederverkoop of je bedrijf, werkt de KOR tegen je. Meld je af voor de KOR als invoer-btw-aftrekken waardevol wordt.

Veelgestelde vragen#

Invoer-btw is een normale en terugvraagbare kost van importeren. Het cruciale is duidelijke administratie en tijdig terugvragen in je aangifte. Als je regelmatig importeert, kan een artikel 23-vergunning je jaarlijks duizenden euro's cashflow besparen. In beide gevallen helpt ZZP Belasting je bij het bijhouden van invoer en het correct beheren van btw over al je aankopen — lokaal of globaal.

← Alle artikelen