Welke zakelijke kosten mag je aftrekken?

Het gat tussen wat je factureert en wat de Belastingdienst je mag aftrekken zit meestal niet in moeilijke regels — het zit in fout gokken welke kosten eigenlijk zakelijk zijn. Hier is de éne test die antwoord geeft op elke kostenpost, plus de grote categorieën en hoe je de lastige border cases aanpakt.

De ene aftrekbaarheidstest#

Een zakelijke kostenpost is aftrekbaar als, en alleen als, deze een duidelijk zakelijk doel heeft. Je hebt het gekocht of betaald omdat je je bedrijf runt. De Belastingdienst kijkt niet naar het bedrag of of je een koopje hebt gedaan. Hij kijkt of de uitgave logisch gekoppeld is aan het verdienen van je inkomsten.

Dit gaat goed:

• Softwareabonnementen voor je werk.
• Laptop of gereedschap voor de klus.
• Website, domein en hosting.
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
• Boekhouder of accountant.
• Training die je vak versterkt.

Dit niet:

• Boodschappen (privégebruik).
• Vakantie (niet zakelijk).
• Autolening (privé, niet volledig zakelijk).
• Sportschoolabonnement (privé).

Volledig aftrekbaar of gedeeltelijk#

Sommige kosten zijn 100% zakelijk. Andere hebben een gemengd gebruik — je betaalt voor iets dat je zowel zakelijk als privé gebruikt. Dan trek je alleen het zakelijke deel af.

Volledig aftrekbaar (ervan uitgaande dat het zakelijk is):

• Factureringssoftware.
• Co-workingspaces.
• Professionele diensten (accountant, jurist, etc.).
• Beroepsverzekeringen.

Gemengd gebruik — je trekt het zakelijke deel af:

• Internet & telefoon: als je het zakelijk en privé gebruikt, trek je het werkgedeelte af. Veel gehanteerde verhouding: 50–70% zakelijk.
• Voertuig: een privéauto voor zakelijke ritten? Je trekt de auto zelf niet af — je claimt in plaats daarvan de kilometervergoeding (zie kilometervergoeding: €0,23 per km).
• Werkplek thuis: de strikte regels rondom werkruimte thuis aftrekken betekenen dat de meeste thuiswerkende zzp'ers de ruimte zelf niet kunnen aftrekken, maar wel een bureau, stoel of apparatuur.
• Maaltijden onderweg: alleen aftrekbaar als je zakelijk onderweg bent; lunchen thuis is privé.

Bewaarplicht — je verzekering tegen twijfel#

De Belastingdienst eist niet voor elk kopje koffie een bon, maar verwacht wel dat je alles wat je aftrekt, kunt bewijzen. Voor kleine bedragen volstaat het bankafschrift. Voor grotere aankopen, zorg voor:

• De factuur of bon.
• Een aantekening waarvoor het was (vooral als de beschrijving vaag is).
• Gerelateerde communicatie (bestellingsbericht, e-mail, contract).

Bij gemengde kosten noteer je hoe je het zakelijke gedeelte hebt berekend — bijvoorbeeld "internet: 60% zakelijk" of "huiskamer: 40% van huur+nutsvoorzieningen, gebaseerd op kamergroot­te vs totale woning."

De Belastingdienst gaat alleen graven als er een rood vlaggetje zwaaien (ongewone aftreksposten, ronde bedragen, inkomstenpiek). Maar als je €5.000 jaarlijkse kosten claimt en niets ervan kunt aantonen, verlies je die aftreksposten plus boete.

De grote kostenposten#

Software & abonnementen#

SaaS, cloudtools, AI-diensten, designplatforms — allemaal volledig aftrekbaar als je ze zakelijk gebruikt. Facturatiesoftware, boekhoudingsprogramma's, projectmanagement-apps, hosting — alles telt.

Hardware & gereedschap#

Laptop, monitor, printer, microfoon, camera? Alles boven circa €450 schrijf je af over de levensduur. Goedkoper spul kun je in één jaar aftrekken. In beide gevallen telt het mee.

Professionele diensten#

Je accountant, jurist, grafisch ontwerper (als je deze inhuurt) of elke consultant — volledig aftrekbaar. Ook coaching voor zakelijke vaardigheden telt.

Verzekeringen#

Beroepsaansprakelijkheid, bedrijfsaansprakelijkheid (AVB) en arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) zijn allemaal bedrijfskosten. Je verplichte zorgverzekering niet (die betaal je apart, met eigen belastingbehandeling).

Werkruimte#

Een apart kantoor of co-workingspace? Volledig aftrekbaar. Vanuit huis werken? Veel strikter. Zie werkruimte thuis aftrekken. Kort samengevat: de meeste thuiswerkers trekken de ruimte niet af, maar wel het meubilair en de apparatuur.

Reizen & kilometervergoeding#

Kilometers in je privéauto: claim €0,23 per km in 2025 (€0,25 in 2026) voor elke zakelijke rit. Trein, vliegtuig, taxi: volledig aftrekbaar als je zakelijk reist. Overnachting onderweg: volledig aftrekbaar bij zakelijke reis. Maaltijden onderweg: gedeeltelijk aftrekbaar (zie gemengd gebruik).

Scholing & ontwikkeling#

Cursussen, boeken, conferenties of certificaten die je vak versterken: volledig aftrekbaar. Een cursus puur voor persoonlijke interesse telt niet.

Representatie & entertainment#

Zakelijke etentjes, cadeaus, en gastvrijheid vallen onder strikte regels voor deels aftrekbare kosten. Lees zakelijke etentjes en representatie voor de limieten.

De lastige edge cases#

Meubilair & verbouwing thuis: Een bureau gekocht voor je huiskantoor kun je afschrijven. Wanneer je de kamer opnieuw inricht om geschikt te zijn voor werk — schilderen, vloering — is dit meestal een huisverbouwing (privé) en niet aftrekbaar. De lijn is wazig; documenteer je redenering.

Mobiele telefoon als je deze volledig gebruikt: Volledig aftrekbaar. Gebruik je hem ook privé, dan splits je het (bijvoorbeeld 60% zakelijk).

Autolening of leasing: Je kunt de lening of lease niet aftrekken als je de auto privé gebruikt. In plaats daarvan claim je de kilometervergoeding. Is de auto eigendom van je bedrijf en gebruikelijk je alleen zakelijk, dan kun je de lease of afschrijving aftrekken, plus brandstof en onderhoud.

Abonnementen op tools die je zelden gebruikt: Je mag de kosten aftrekken — alleen kan de Belastingdienst dit bevragen als het onredelijk lijkt.

Veelgestelde vragen#

De aftrekbaarheidstest — zakelijk doel — is het fundament. Daarna is het categoriseren wat je uitgeeft. De grootste fout is overdenken: zou je het zonder bedrijf niet betalen, dan telt het vrijwel zeker. Onzeker? Bewaar de bon en noteer je logica. ZZP Belasting helpt je elke kostenpost netjes op te tekenen, zodat alles voor de belasting al gesorteerd staat.

← Alle artikelen