Btw terugvragen bij een onbetaalde factuur

Je factureert een klant voor €1.225 inclusief btw (€1.000 + 21% btw van €225). Die btw heb je al afgedragen aan de Belastingdienst. Vervolgens verdwijnt de klant en betaalt nooit. Het oneerlijke: je bent nog steeds schuldig aan de belasting op geld dat je nooit hebt ontvangen. Het goede nieuws: de wet stelt je in staat om die btw terug te vragen als slechte schuld (oninbare vordering) na een bepaalde periode, of eerder als duidelijk is dat je het geld niet gaat ontvangen.

Deze gids vertelt je precies wanneer en hoe je btw op onbetaalde facturen terugvraagt, welke documenten je nodig hebt, en wat er gebeurt als je klant tóch nog betaalt.

Wat is een oninbare vordering?#

Een oninbare vordering is een commerciële schuld die zolang onbetaald blijft, of onder zulke omstandigheden, dat duidelijk is dat je het geld niet ontvangt. De Belastingdienst erkent deze moeilijkheid: je hebt in goed vertrouwen btw berekend, maar als de schuld echt onbetaalbaar is, mag je die btw terugroepen en je belastingdruk verlichten.

Het kernbegrip is 'slechte schuld'. Dit gaat niet over een achterstallige betaling — het gaat over een schuld die echt onbetaalbaar is geworden.

De éénjaarsregel#

De standaardregel voor btw-terugvraag bij slechte schuld is eenvoudig:

Na 12 maanden vanaf de factuurdatum (of vervaldatum, afhankelijk van je administratiemethode) mag je de btw terugvragen als oninbare vordering. Je hoeft niet het volledige jaar te wachten als de schuld duidelijk eerder onbetaalbaar is — bijvoorbeeld:

• De klant is failliet of insolvent
• Een rechter heeft de schuld onbetaalbaar verklaard
• De klant is verdwenen en herhaalde inningspogingen zijn mislukt
• Je hebt een schriftelijke verklaring van de klant dat zij niet kunnen betalen

Als je kunt aantonen dat de schuld duidelijk onbetaalbaar is voor één jaar verstreken, mag je eerder terugvragen. Dit vergt bewijs: rechterlijke documenten, faillissementsmeldingen, of een formele schriftelijke verklaring van de schuldenaar.

Hoe btw op slechte schuld terugroepen#

Als je klaar bent om terug te roepen, doe je dat in je kwartaalaangifte btw. Dit is het proces:

1. Zorg voor solide documentatie#

Voordat je claimt, verzamel:

• De originele factuur (kopie en bewijs dat je hem hebt verzonden)
• Alle betalingsherinneringen of aanmaningen
• Bewijs van inningspogingen (e-mails, aangetekende brieven, telefoonnummers)
• Bankafschriften waaruit blijkt dat de betaling nooit is ontvangen
• Eventuele faillissements- of insolventiestukken
• Een verklaring waarom de schuld onbetaalbaar is

2. Bereken de btw om terug te roepen#

Als je originele factuur €1.225 inclusief 21% btw was:

• Factuurbedrag: €1.225
• Btw-bedrag: €225
• Nettobedrag: €1.000

Je roept €225 btw terug, niet de volledige €1.225. Het nettobedrag van €1.000 is een bedrijfsverlies (je kunt het soms apart aftrekken als zakelijke kosten, maar dat is een ander traject).

3. Voer de terugvraag in je btw-aangifte in#

In je volgende kwartaalaangifte btw (het kwartaal waarin je de slechte schuld terugvraagt):

• Dien je normale aangifte in (verkopen, aankopen, normale btw)
• Voeg een apart veld of sectie toe voor oninbare vorderingen (veel btw-software heeft daarvoor een veld)
• Voer het btw-bedrag in dat je terugvraagt
• Voeg een korte notitie toe met uitleg over de slechte schuld en verwijzing naar de factuur

De teruggeroepen btw vermindert je btw-schuld voor dat kwartaal. Ben je €5.000 btw schuldig maar roep je €225 terug, je betaalt €4.775.

4. Zet gegevens vast voor 7 jaar#

Bewaar alle bewijzen van de slechte schuld (facturen, herinneringen, inningsbewijzen, correspondentie) voor 7 jaar. De Belastingdienst kan je claim controleren en je moet bewijzen dat de schuld echt onbetaalbaar was.

Een rekenvoorbeeld#

Factuurdatum: 1 januari 2025
Factuurbedrag: €1.210 (€1.000 + 21% btw €210)
Vervaldatum: 31 januari 2025
Betaling: Nooit ontvangen

Chronologie:

• Jan–mei 2025: Je stuurt herinneringen, doet inningspogingen (allemaal tevergeefs)
• Juni 2025: Je krijgt bericht dat het bedrijf van de klant is gesloten
• Juni 2025: Je besluit dat de schuld duidelijk onbetaalbaar is en bereidt terugvraag voor

Btw-aangifte Q2 2025 (april–juni):

• Je dient je kwartaalaangifte in zoals normaal
• Je voegt de terugvraag toe: €210
• Je voegt een notitie bij: "Factuur #2025-001 van 1 jan, klant stopte bedrijf, schuld geacht onbetaalbaar, bewijs bijgevoegd"
• Je btw-schuld voor Q2 daalt met €210

Was je €3.000 btw verschuldigd voor Q2, nu betaal je €2.790.

Wat als zij tóch later betalen?#

Hier komt het lastige: als je klant de factuur betaalt nadat je de btw hebt teruggeroepen, moet je de terugvraag omdraaien in het kwartaal waarin je de betaling ontvangt.

Voorbeeld:

Je hebt €210 teruggeroepen in Q2 2025. In Q4 2025 betaalt de klant tóch de volledige €1.210.

In je Q4 2025 btw-aangifte:

• Je voert de betaling in als normale verkoopinkomsten (€1.000)
• Je draait de terugvraag om door €210 weer bij je btw-schuld op te tellen
• Je netto-effect voor Q4: je bent die €210 weer verschuldigd (wat klopt, want de klant heeft betaald en de schuld is niet meer slecht)

Dit voorkomt dat je de btw twee keer terugvraagt en de betaling van de klant in je zak stopt — het systeem blijft eerlijk.

Veelgemaakte fouten vermijden#

• Slechte schuld terugvragen voor één jaar verstreken (of zonder bewijs van faillissement/duidelijk onbetaalbaarheid)
• Meer btw terugvragen dan je oorspronkelijk hebt berekend
• De terugvraag niet omdraaien als de klant tóch betaalt
• Geen bewijs voor 7 jaar bewaren
• Het nettobedrag van de factuur (bedrijfsverlies) verwarren met het btw-bedrag (wat je terugvraagt)

Meest gemaakte fout: een achterstallige betaling als slechte schuld behandelen. Een klant die drie maanden later betaalt, is geen slechte schuld — zij betaalde simpelweg laat. Roep alleen btw terug als slechte schuld op wanneer je zeker bent dat de betaling nooit komt.

De link naar inningsinspanningen#

Btw-terugvraag bij slechte schuld is gekoppeld aan je inningsinspanningen. De Belastingdienst verwacht dat je:

• Minstens één formele herinnering (aanmaning) hebt gestuurd
• Met verdere brieven of gesprekken hebt vervolgd
• Andere opties hebt geprobeerd, zoals een incassobureau of kantonrechter

Heb je nooit moeite gedaan om de schuld in te vorderen, dan kan het belastingkantoor je terugvraag afwijzen en stellen dat je niet alles hebt geprobeerd. Je hoeft niet in het gelijk te krijgen, maar je moet aantonen dat je het hebt geprobeerd.

Lees wanbetalers aanpakken: herinnering, aanmaning en incasso voor het volledige escalatieproces en voorbeeldteksten voor inningsbrieven.

Verband met btw-aangifte corrigeren#

Ga je een kleine slechte schuld terugvragen, je kunt het in je volgende kwartaalaangifte opnemen. Voor grotere terugvragen of als je iets uit een eerder kwartaal terugvraagt, kun je beter een formele suppletie indienen. Het proces lijkt op elkaar, maar een suppletie is formeler en wordt gebruikt voor correcties op eerdere aangiftes.

Zie fout in je btw-aangifte herstellen (suppletie) voor wanneer een suppletie het juiste keuze is.

Veelgestelde vragen#

Slechte schuld is helaas een realiteit voor zzp'ers, maar je hoeft de volledige kost niet alleen te dragen. Door de regels voor oninbare vorderingen te begrijpen, kun je de btw terugkrijgen die je al aan de Belastingdienst hebt afgedragen en de pijn van een wanbetaler verlichten. Essentieel is documentatie: zet je facturen, herinneringen en inningspogingen op papier, en vraag de btw in het juiste kwartaal terug. ZZP Belasting helpt je onbetaalde facturen bij te houden en erop te wijzen dat het tijd is voor btw-terugvraag, zodat je nooit vergeet die btw terug te halen.

← Alle artikelen