Een professionele factuur maken (met voorbeeld)

Het maken van een factuur moet vijf minuten duren. In praktijk kost het veel langer omdat veel zzp'ers geen systeem hebben — geen template, geen volgende nummers klaar, geen standaard voor betalingsgegevens. Deze gids snijdt door het gedoe met een template die je direct kunt gebruiken en de logica achter elk veld.

De opbouw: hoe ziet je factuur eruit#

Een professionele factuur heeft drie zones: jouw gegevens (linksboven), die van je klant (rechtsboven), dan de regelitems en totalen eronder. Zo ziet het eruit:

┌──────────────────────────────────────────────┐
│ JOUW BEDRIJFSNAAM & GEGEVENS (links)         │ KLANTGEGEVENS (rechts)
│ Adres, KvK, btw-id                           │ Naam, adres, (btw-id als B2B)
│                                               │
├──────────────────────────────────────────────┤
│                        FACTUUR #001
│                   DATUM: 15 juni 2026
│
├──────────────────────────────────────────────┤
│ OMSCHRIJVING         AANTAL  TARIEF   BEDRAG │
│ Consultancy (21%)       8    €150    €1.200  │
│ SaaS-licentie (0%)     ---    ---       €0   │
│                                  ──────────  │
│ Nettobedrag (excl btw)           €1.200     │
│ Btw (21%)                        €252       │
│                                  ──────────  │
│ TOTAAL VERSCHULDIGD              €1.452     │
│                                               │
│ Vervaldatum: 15 juli 2026 (30 dagen)        │
│ Bank: NL91 ABNA 0417 1643 00                │
└──────────────────────────────────────────────┘

Dit is het basisskelet. Laten we elk onderdeel invullen.

Jouw gegevens (linksboven)#

• Jouw handelsnaam zoals op je KvK-certificaat
• KvK-nummer (8 cijfers, bijv. "12345678")
• Btw-id (als je bent ingeschreven: NL + 12 alfanumerieke, bijv. "NL012345678B01")
• Jouw adres (waar je bij de KvK staat ingeschreven)
• Email & telefoon (optioneel, maar maakt je makkelijker bereikbaar)

Voorbeeld:

Jane Smith Consultancy
KvK: 12345678
Btw-id: NL012345678B01
Prins Hendriklaan 50
3012 CA Rotterdam
j.smith@voorbeeld.nl | +31 6 1234 5678

Gegevens van je klant (rechtsboven)#

• Bedrijfs- of persoonnaam
• Adres (factuuradres, niet waar het werk is gedaan)
• KvK-nummer of btw-id (als het een EU-bedrijf is en je B2B verkoopt; minder kritiek voor consumenten)

Voorbeeld:

Acme Design Studio
KvK: 87654321
Hogestraat 120
1012 AB Amsterdam

Is je klant een consument (privépersoon), dan volstaat naam en adres.

Transactiegegevens (het midden)#

Bovenaan: Factuurnummer, datum, vervaldatum.

Dan de regelitems:

Wees specifiek in de omschrijving. "Consultancy" is vaag. "Consultancy: strategiesessie inhoudsstructuur (4 uur)" is duidelijk en verdedigbaar bij controle.

Mischt je factuur verschillende btw-tarieven, toon elk tarief apart, dan combineer:

Subtotaal (21%)          €2.300
Subtotaal (9%)           €450
                         ──────
Netto voor btw           €2.750
Btw (21% op €2.300)      €483
Btw (9% op €450)         €40,50
                         ──────
TOTAAL VERSCHULDIGD      €3.273,50

Betaaltermijn#

Hoeveel dagen tot zij moeten betalen? De wettelijke standaard in Nederland is 14 dagen. Je kunt langer stellen als je dit met de klant afgesproken hebt (30 dagen is gebruikelijk voor grotere projecten). Schrijf het duidelijk op:

Vervaldatum: 15 juli 2026 (30 dagen)

Of:

Betaaltermijn: netto 14 (vervaldatum 29 juni 2026)

Bankgegevens#

Zet je IBAN (en optioneel je banknaam):

Bank: ING
IBAN: NL91 INGB 0417 1643 00
(of alleen: NL91 INGB 0417 1643 00)

Gebruik je een betaaldienst (Stripe, Mollie, PayPal), je mag een betalingslink toevoegen in plaats van je bankrekening, maar je IBAN is het veiligst.

Gebruikelijke opstellingen: welk stijl werkt#

Platte tekst / Word / Google Docs (DIY)

• Voordeel: je bepaalt alles, geen abonnement.
• Nadeel: je vergeet makkelijk een veld of maakt nummeringfouten.
• Tip: maak eenmaal een template en kopieer die steeds.

Spreadsheet (Excel / Sheets)

• Voordeel: ingebouwde totalen en btw-berekeningen; gemakkelijk alle facturen volgen.
• Nadeel: nog steeds handmatig; je kunt makkelijk de verkeerde versie sturen of een factuur overschrijven.
• Tip: vergrendel de template-cellen en ontgrendel alleen de data-rijen.

Factureringssoftware of plugin (Wave, FreshBooks, Zoho, of je boekhouder's gereedschap)

• Voordeel: automatische nummering, herinneringen ingebouwd, integreert met je boekhouding, berekent btw correct, slaat alle facturen doorzoekbaar op.
• Nadeel: maandelijks kostje (veel hebben gratis niveaus).
• Tip: de meeste tools kunnen facturen mailen en betalingslinks in seconden maken.

Je bank's portal

• Sommige banken (bijv. Bunq of Wise) bieden gratis facturering ingebouwd. Waard om te checken als je ze gebruikt.

Een eenvoudige bewerkbare template#

Gebruik je Word, Sheets of een pdf-editor, hier is een snelle structuur om te kopiëren:

──────────────────────────────────────────────
            FACTUUR

Factuurnummer: ___  |  Datum: ___  |  Vervaldatum: ___

Jouw Naam / Bedrijf
Jouw Adres
KvK: ___  |  Btw-id: ___
Email: ___ | Telefoon: ___

──────────────────────────────────────────────

GEFACTUREERD AAN:
[Klantnaam & adres]

──────────────────────────────────────────────

Omschrijving              Aantal Tarief   Bedrag
[                           ]    [   ]     [    ]
[                           ]    [   ]     [    ]

                                 Subtotaal: [  ]
                                 Btw (21%): [  ]
                                 ────────────────
                                 TOTAAL:    [  ]

──────────────────────────────────────────────

Betaling:
Vervaldatum [datum] | IBAN: [jouw IBAN]
Bank: [jouw bank]

Opmerkingen: [speciale instructies]

──────────────────────────────────────────────

Sla dit op als je mastertemplate en vul de [ ] secties steeds in.

Details die betaling versnellen#

• Een duidelijke vervaldatum. "Vervaldatum 15 juli" is beter dan "binnen 30 dagen" want niemand hoeft te rekenen.
• Je betalingsmogelijkheid centraal. Wil je een bankoverschrijving, toon je IBAN prominent. Accepteer je Stripe, link het.
• Een professionele toon. Dank voor het vertrouwen. Betaaltermijnen zijn "netto 30" niet "betaal binnen 30 of we plengen je".
• Je contactgegevens. Verliezen ze de factuur, kunnen ze je makkelijk mailen? Zet je email op de factuur.

Waarom btw-setup telt#

Geeft je factuur de verkeerde btw — je rekent 21% in plaats van 9%, of vergeet het helemaal — dan kan je klant het misschien niet aftrekken, en jij misschien ook niet in je aangifte. Check voordat je de eerste factuur in een nieuwe categorie uitzendt welk tarief past via de btw-tarieven gids.

Nadat je het verstuurt#

• Hou een kopie. Bewaar het in je administratie. Je hebt het nodig voor je boekhouding en voor de zevenjarige bewaarverplichting.
• Volg betaling. Markeer het als "verstuurd" in je systeem. Komt het geld binnen, markeer "betaald". Loopt het uit, stuur een herinnering.
• Corrigeer het als nodig. Merk je een fout op nadat je het verstuurd hebt, geef een creditfactuur uit om het op te lossen.

Veelgestelde vragen#

Een professionele factuur is voor negen tienden over helderheid en volledigheid. De getallen moeten kloppen, velden aanwezig, en je klant moet exact weten wanneer en waar betalen. Met ZZP Belasting worden je facturen elke keer correct opgesteld, automatisch genummerd, en veilig bewaard zodat je er nooit één kwijtraakt.

← Alle artikelen