Factuureisen: wat er verplicht op je factuur moet

Als de belastingdienst je administratie controleert, wordt als eerste niet je inkomsten gecheck — maar of je facturen wettelijk kloppen. Een ontbrekend veld of fout format kan je afgetrokken btw kosten of je dwingen je verkoop op een ander manier te bewijzen. Deze gids toont precies wat verplicht op elke factuur die je verstuurt.

Het wettelijke minimum#

Nederlands recht (via het btw-systeem en belastingdienst) schrijft voor welke velden niet mogen ontbreken. Een factuur zonder verplicht veld is volgens de wet geen echte factuur — en dat telt tijdens controle.

Dit zijn de verplichte velden:

• Factuurnummer (opeenvolgend, uniek, zonder gaten)
• Factuurdatum
• Jouw volledige bedrijfsnaam
• Jouw bedrijfsadres
• Jouw KvK-nummer
• Jouw btw-id (indien je bent ingeschreven)
• Naam en adres klant
• Btw-id klant (voor B2B EU-verkopen; zie reverse charge hieronder)
• Omschrijving van goederen of diensten
• Factuurbedrag (totaalprijs, zonder btw)
• Btw-bedrag(en) per tarief (21%, 9%, 0%, of verlegde btw)
• Btw-tarief in procent
• Totaal bedrag (inclusief btw)

De belastingdienst accepteert facturen in andere talen, maar als het niet Nederlands, Engels, Frans, Duits of Spaans is, kunnen zij om een gekwalificeerde vertaling vragen op jouw kosten.

Wat er op je factuur moet staan — in detail#

Jouw identificatie

Je moet jezelf duidelijk identificeren zodat de klant — en de belastingdienst — weet wie het verzond. Zet op:

• Je volledige handelsnaam (zoals ingeschreven bij de KvK)
• Je KvK-nummer (niet je telefoonnummer of persoonlijke id)
• Je btw-id als je bent ingeschreven
• Je adres (het adres waarop je bij de KvK staat ingeschreven)

Als je onder een ander handelsnaam werkt dan je juridische naam, zet dan beide op de factuur.

Gegevens van je klant

Genoeg om hen te identificeren. Voor een Nederlands bedrijf:

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres
• Hun KvK-nummer of btw-id

Voor een privépersoon volstaat naam en adres. Voor een EU-bedrijf hun btw-id (bijv. DE12345678901).

De transactie

• Factuurnummer: Opeenvolgend, startend van 1 of elke andere keuze, maar nooit met gaten of herhalingen in een kalenderjaar (of doorlopend als je dat kiest). Zie factuurnummering voor details.
• Datum: De dag waarop je de factuur uitstelde (niet de werkdatum of betaaldatum).
• Omschrijving: Wat verkocht je? "Consultancy", "Webdesign", "Freelance softwareontwikkeling" — wees specifiek genoeg dat je klant en jij het nog weten. Vage regels ("Factuur diensten") zijn moeilijker te verdedigen bij controle.
• Bedrag en btw: Bruto prijs, netto, btw per tarief, en totaal. Als op een factuur items tegen verschillende tarieven staan (bijv. 21% en 9%), toon elk totaal apart.

Speciale gevallen: reverse charge en B2B EU#

Factuur je een bedrijf buiten Nederland maar binnen de EU voor diensten, dan wordt btw meestal verleggen — je rekent 0% en de klant betaalt btw in hun eigen land. Je factuur moet dan aangeven:

• 0% btw met een opmerking zoals "Reverse charge — btw verschuldigd door ontvanger" of "Diensten EU-bedrijf — btw verleggen"
• Het EU btw-id van je klant (niet zomaar elk bedrijfsnummer — hun btw-nummer)

Zie btw verleggen voor alle regels.

Voor export (goederen buiten de EU) of intra-EU-leveringen met reverse charge geldt ook 0% btw, maar de opmerkingen en bewijzen verschillen. Raadpleeg de btw-tarieven gids als je twijfelt.

Met de KOR (kleineondernemersregeling)?#

Gebruik je de KOR en ben je btw-vrijgesteld, dan mag je ervoor kiezen geen btw in rekening te brengen en "exempt onder de kleineondernemersregeling" op de factuur te zetten. Je hoeft dan geen btw-verdeling te tonen — maar je moet duidelijk maken dat je vrijgesteld bent. Zie factureren zonder btw voor meer.

Optioneel maar professioneel#

Niet wettelijk verplicht, maar handig:

• Betaaltermijn (bijv. "Betaalbaar binnen 14 dagen")
• Je rekeningnummer (IBAN)
• Referentie of inkoopordernummer (als klant dit vroeg)
• Korte betalingsinstructie

Deze details maken het leven makkelijker voor jezelf en je klant en versnellen betaling.

Fouten die controle uitlokken#

• Geen btw-verdeling. Je schrijft "Totaal: €1.210" zonder €1.000 + €210 (21% btw) te tonen. De auditor vraagt erom. Zelfs als het voor je klant een aftrekbare zakelijke uitgave is, kunnen zij de btw niet claimen zonder verdeling op de factuur.
• Nummergaten. Factuur 1, 2, 3, dan 10. De auditor wil weten waarom 4–9 ontbreken en of je facturen verbergt.
• Geen KvK of btw-id. De belastingdienst kan jou niet snel verifiëren.
• Verkeerd klant btw-id op EU-verkopen. Je schreef NL12 ABC 123 456 B01 maar je klant zegt eigenlijk NL12 XYZ 999 888 B02. Nu houdt de reverse charge misschien niet, en je bent achteraf btw verschuldigd.
• Geen factuurdatum of een datum veel na de werkdatum (wat valse facturering suggereert).

Als je een factuur hebt uitgesteld met ontbrekende velden#

Merk je het op voordat de klant betaalt:

• Stuur een nieuwe met de juiste velden en noteer "Factuur vervangen door [nieuw factuurnummer]."
• Vraag je klant de oude weg te gooien.

Als de klant het al heeft opgenomen en je bent in controle:

• Wees eerlijk. Leg uit wat ontbrak en waarom. Bied een gecorrigeerde kopie.
• De belastingdienst accepteert het vaak als de inhoud er is en de fout klein (bijv. telefoonnummer weg, maar adres en naam duidelijk).

Opzettelijke weglatingen (vooral van btw-details) zien er slechter uit dan ongelukjes.

Veelgestelde vragen#

De basisregel is simpel: je factuur moet de verplichte velden bevatten zodat je klant en de belastingdienst kunnen verifiëren wat je verkocht, tegen welk tarief, en voor hoeveel. Een paar momenten zorgvuldigheid bij het maken van je factuur bespaart uren uitleg bij controle. En gebruik je ZZP Belasting, dan handhaaft het systeem deze velden en is elke factuur automatisch correct.

← Alle artikelen